Za dugoročne ciljeve potreban vam je višegodišnji plan, za kratkoročne - tromjesečno, a za tekuće - mjesečni, tjedni, dnevni. Što je doista važno kod planiranja? Evo 6 najvažnijih koraka za učinkovito planiranje.

Stručnjaci za upravljanje vremenom savjetujuplaniranjeaktualne stvari da to učinite u perspektivi tjedna, jer tjedan daje širi kontekst našim aktivnostima. Što treba uzeti u obzir pri organiziranju zadataka?

Zahvaljujući vremenskoj ploči otkrit ćete da ne morate učiniti sve! Tada ćete spoznati radost uživanja u slobodnom vremenu. Naš osobni i profesionalni uspjeh uvelike ovisi o tome kako organiziramo svoje vrijeme. Sami biramo način na koji ćemo ga trošiti, snosimo i posljedice tih odluka. Kako bismo se s vremenom dobro snašli, slijedimo maksimu Stephena R. Coveyja: "Umjesto da se usredotočite na to da radite pravu stvar, svoju pozornost trebate usmjeriti na to da radite pravu stvar." Na naše odluke o korištenju vremena utječu dva kriterija – hitnost i važnost. Često pridajemo važnost previše zadacima. No, pravilno određivanje prioriteta znači shvaćanje onoga što je najviše u našoj hijerarhiji vrijednosti, a ne samo reagiranje na hitne stvari. Kako ih razlikovati jedno od drugog? Hitnost je kriterij vezan za vrijeme, važnost za naše ciljeve. Praktični alat koji pokazuje opseg aktivnosti i pomaže identificirati što je stvarno važno jevremenska ploča . Najvažniji uvjet za učinkovito djelovanje i planiranje je usredotočiti se na kvadrant II i istovremeno eliminirati mnoge aktivnosti iz I i III, a zanemariti četvrti kvartal.

Važno

Vremenska traka: I. kvartal

Sadrži važne i hitne stvari. To je "krizni menadžment" - aktivnosti od strateškog značaja i hitna pitanja. U ovom kvartalu radimo, svojim znanjem reagiramo na mnoge situacije i preuzimamo izazove. Ne možemo zanemariti ove stvari.

Vremenska traka: II kvartal

Pokriva važne, ali ne i hitne stvari. To je "kvalitetna" četvrt u kojoj se sami snalazimo: pravimo dugoročne planove, predviđamo probleme i sprječavamo ih, razvijamo sposobnosti, regeneriramo se, provodimo vrijeme s najdražima. Što više vremena provedemo u ovom tromjesečju, to se više povećavanašu sposobnost djelovanja. Zanemarivanje aktivnosti unutar njega širi kvadrant I, koji nas na kraju proždire, uzrokuje stres i izgaranje.

Vremenska traka: kvadrant III

U njemu ima hitnih stvari, ali ne važnih. Ovo je četvrtina zablude, jer brujanje oko onoga što je hitno može stvoriti iluziju važnosti. U ovom kvadrantu izvodimo radnje koje su aktualne, ali važne za nekog drugog, ispunjavamo tuđa očekivanja, misleći da smo u kvadrantu I.

Vremenska traka: kvadrant IV

Ovo nisu hitne i nevažne stvari. Minimiziranjem vremena provedenog u ovom tromjesečju, dobit ćemo vrijeme za stvarno važne stvari.

TABLICA
VAŽNO

HITNO

  • kriznih situacija;
  • hitne stvari;
  • zadataka s datumom implementacije, sastanka, pripreme za sastanke.

HITNO

  • priprema;
  • navedite vrijednost;
  • planiranje;
  • izgradnja odnosa;
  • prava rekreacija;
  • povjeravanje odgovornosti.
NEVAŽAN
  • neki telefoni;
  • neka pisma, izvješća;
  • neki sastanci;
  • najbliže hitne stvari;
  • puno normalnih aktivnosti.
  • svakodnevni život, redovite aktivnosti;
  • neobvezujuća korespondencija;
  • neki telefoni;
  • rasipnici vremena;
  • zadovoljstvo;
  • predugo gledanje televizije.

1. Učinkovito planiranje: razmislite o svojoj viziji i misiji

Kada počnete planirati svoje aktivnosti, razmislite o tome što je najvažnije u vašem životu. Razmislite o svojoj viziji, što biste željeli raditi, pravilima kojih se pridržavate (kompas!). Koliko god se činilo dalekim, to je izuzetno važno jer vaša uvjerenja utječu na ciljeve koje si postavljate, odluke koje donosite i način na koji provodite svoje vrijeme.

Ponovno promišljanje vlastite misije bitan je uvjet za postupanje prema onome što je važno, jer ima snažan utjecaj na provedbu ostalih aktivnosti dodijeljenih II kvartalu. Ako je vaš životni credo osobni razvoj, boravak s obitelji, otkrivanje vrijednosti života ili društvene aktivnosti, tada ćete se s vremena na vrijeme tome vraćati najvažnije stvari utisnuti u vaše sjećanje. Misija će stvoriti okvir unutar kojeg ćete donositi odluke u sljedećim fazama planiranja.

2. Učinkovito planiranje: definirajte svoje uloge

Uloge su simboli dužnosti, odnosa s ljudima, aktivnosti za dobrobit društva. Njihova jasna definicija stvaraprirodna struktura koja nam omogućuje održavanje ravnoteže. Uloge koje igrate temelje se na vašoj misiji. Navedite svoje uloge na komadu papira (npr. supruga, majka, student, menadžer, direktor, član sportskog kluba). Istraživanja pokazuju da je pojavljivanje u više od sedam neučinkovito, pa pokušajte, primjerice, kombinirati određene funkcije. Identificiranje životnih uloga pomaže vam da sagledate život kao cjelinu – možete vidjeti da to nije samo posao ili obitelj, već svi zajedno. Dok opisujete svoje uloge, primijetit ćete "važne, ali ne hitne" stvari (II. kvartal) koje se obično zanemaruju. Uz uloge, tjednom rasporedu dodajte i "oštrenje pila". To je energija koju bismo trebali uložiti u usavršavanje naših vještina u četiri temeljne dimenzije života – fizičkoj, društvenoj, intelektualnoj i duhovnoj. Zadubljeni u "piljenje" (dobivanje rezultata), zaboravljamo "naoštriti pilu" (održavati ili razvijati sposobnost postizanja rezultata u budućnosti). Ako se npr. ne bavimo sportom (fizička sfera), ne razvijamo znanje (socijalna sfera), ne pratimo najnovija zbivanja u našoj industriji (intelektualna sfera) ili ne znamo što je za nas važno u život (duhovna sfera), možemo "otupiti" neravnotežom.

3. Učinkovito planiranje: postavite ciljeve za svaku ulogu

Razmislite o najvažnijoj stvari koju možete učiniti u svakoj ulozi ovog tjedna kako biste postigli pozitivne rezultate. Što je bitno, npr. kao žena, muž, roditelj, zaposlenik? Kada tražite aktivnosti, koristite kompas, a ne sat i usredotočite se na ono što je važno, a ne hitno. To može biti, na primjer, spoj s mužem, više vremena za dijete, prikupljanje informacija na tečaju brzog čitanja, meditacija. Postavite sebi jedan ili dva cilja za svaku ulogu.

4. Učinkovito planiranje: naučite donositi odluke

Kako biste pretočili ciljeve II tromjesečja u akcijski plan, morate naučiti donositi ispravne odluke tijekom cijelog tjedna. Često pokušavamo pronaći vremena za „važne“ aktivnosti u četvrtima I i III koje su već pune aktivnosti. Bacamo se s jednog slučaja na drugi, povjeravamo ga drugome, odgađamo, nadajući se da ćemo naći vremena za najvažnije stvari. Ali – kao što piše Stephen R. Covey – „[…] nije poanta u određivanju prioriteta planovima, već u planiranju prioriteta“. Zamislite široku teglu u koju stavljate veliko kamenje. Iako je staklenka napunjena kamenjem, nije puna, u praznine možete posuti šljunak. Ali istina je da staklenka još uvijek nije puna – možete dodati pijesak i na kraju dodati još malo vode. Naši ciljevi u četvrtini II su "veliko kamenje". Ako se prvo pozabavimo drugim stvarima - vodom,pijesak i šljunak, a onda želimo u plan staviti veliko kamenje, naši će se pokušaji pokazati uzaludni. Ali ako znamo koje su stvari veliko kamenje i podmirimo ih prije svih ostalih, vidjet ćemo koliko toga možemo postići, a koliko vode, pijeska i šljunka ima u praznim prostorima. Ostvarit ćemo ono što smatramo važnim, a istovremeno ćemo prema tome "prilagoditi" ostale aktivnosti.

5. Učinkovito planiranje: organizirajte svaki dan

Vaši dnevni zadaci su da prvo obavite najvažnije stvari, unatoč neočekivanim okolnostima i izazovima dana. Ponekad ćete uspjeti provesti plan, drugi put ćete ga morati promijeniti, ali pri donošenju odluka oslonite se na indikacije svog internog kompasa. Da najvažnije stvari stavimo na prvo mjesto, ujutro:

ZAMISLITE TIJEK DANA- pregledajte tjedni raspored, pronađite svoju poziciju, pogledajte ovaj dan u kontekstu 7 dana. To će vam pomoći da pravilno reagirate na neočekivane situacije.

POSTAVITE PRIORITETE- označite svoje radnje simbolima četvrtine I i II - zahvaljujući tome ćete biti sigurni da se stvari iz četvrtine III ne uklapaju u vaš raspored. Ako je potrebno dodatno odrediti prioritete, detaljnije označite aktivnosti četvrtine I i II (npr. krugom).

DEFINIRAJTE VRIJEME I VRIJEME ZADATAKA- odvojite one koji se mogu izvesti u bilo koje doba dana. Također zapišite vremenska ograničenja za određene aktivnosti.

6. Učinkovito planiranje: procijenite svoju učinkovitost

Na kraju tjedna razmislite o tome koje ste ciljeve postigli, s kojim ste se izazovima suočili, koje odluke donijeti, a ako ste se odlučili, najvažnije stvari su bile na prvom mjestu. Tjedni sažetak pomaže vam da izbjegnete ponavljanje istih pogrešaka, omogućuje vam da budete učinkovitiji u sljedećim tjednima.

mjesečnik "Zdrowie"

Kategorija:

Psihologija